Loading

Hướng dẫn sử dụng SmartVas Phần 2

Những nghiệp vụ chính khi sử dụng Smartvas

Thuật ngữ sử dụng trong hệ thống Hóa đơn điện tử Smartvas:

1. Hóa đơn chuyển đổi: dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa.

2. Hóa đơn điều chỉnh: là tờ hóa đơn khác dùng để thay thế cho hóa đơn trước đó khi một trong hai bên (bên bán hoặc mua)đã khai thuế.

3. Hóa đơn xóa: là hóa đơn xuất cho khách hàng nhưng do sai thông tin hoặc khách hàng không có nhu cầu sử dụng dịch vụ của công ty nữa.

4. Hóa đơn hủy: là những số hóa đơn công ty chưa xuất và không có nhu cầu sử dụng
nữa.

 

Tạo hóa đơn điện tử

Ở màn hình tạo hóa đơn, có hai phần chính.

1. Thông tin người mua


 

• Nhập thông tin mã số thuế bấm tìm hoặc tên công ty. Hệ thống sẽ load thông tin từ trong danh sách khách hàng của công ty hoặc thông tin trên cơ quan thuế

• Xuất khách hàng lẻ: chỉ cần nhập Tên khách hàng.

• Thông tin khác liên quan đến người mua

• Hệ thống cho phép xuất hóa đơn ngoại tệ (nếu sử dụng ngoại tệ khác USD, vui lòng liên hệ đại lý để được cấu hình).

Số hóa đơnngày xuất hóa đơn không được chỉnh sửa

 

2. Thông tin hàng hóa
 

 

• Ở phần nhập sản phẩm, công ty có thể dùng gợi nhớ của hệ thống từ danh sách sản phẩm, hoặc nhập theo tùy ý công ty (đơn vị tính, số lượng, đơn giá có thể tùy chỉnh).

• Mục chiết khấu được chọn sẽ được tính giá trị âm, nhưng khi thể hiện ra hóa đơn thì vẫn ghi số dương.

• Số lượng và đơn giá có thể nhập số lẻ

• Công ty có thể tùy chỉnh được những mục sau: Cộng tiền dịch vụ, Tiền thuế, Tổng tiền, Số tiền bằng chữ.
 

Sau khi lưu xong hóa đơn, công ty có thể sửa lại các nội dung sau:

• Nội dung hóa đơn

• Gửi mail cho khách hàng (trước hoặc sau khi ký)

• Duyệt ký

• Xem trước hóa đơn
 

Quản lý hóa đơn

Ở màn hình này, công ty có thể tìm kiếm hóa đơn theo nhiều điều kiện sau:

• Chỉ chọn mã số thuế: tìm tất cả hóa đơn đã xuất cho MST đó theo những điều kiện khác (nếu có)

• Trạng thái hóa đơn: mới tạo, đã ký, đã điều chỉnh, đã chuyển đổi, đã xóa

• Từ ngày đến ngày: không giới hạn ngày tháng tìm kiếm.

Những thao tác sau khi tìm kiếm:

1. Đối với hóa đơn đã ký: xem, email lại cho khách hàng, chuyển đổi hóa đơn, xóa hóa đơn

2. Đối với hóa đơn chưa ký: công ty có thể sửa lại thông tin hóa đơn (thông tin người mua, nội dung hóa đơn). Tuy nhiên, không thể chỉnh sửa số hóa đơn và ngày ký hóa đơn.

3. Chuyểnđổi hóađơn: bấm vào nút chuyển đổi hóa đơn ở màn hình tìm kiếm.
 

Xóa hóa đơn
Được sử dụng khi hóa đơn đã xuất cho khách hàng nhưng do sai thông tin hoặc khách hàng không có nhu cầu sử dụng dịch vụ của công ty nữa.

Chọn chức năng xóa (cho hóa đơn đã ký ở đây)

Doanh nghiệp upload biên bản xóa hóa đơn điện tử với khách hàng, điền lý do xóa,
chọn xóa hóa đơn.

 

Tạo hóa đơn điều chỉnh

Để tạo hóa đơn điều chỉnh trên hệ thống, công ty làm theo các bước sau:

1. Xuất lại tờ hóa đơn mới cho khách hàng (hóa đơn phải được ký)

2. Vào DS điều chỉnh hóa đơn -> Thêm mới

3. Công ty chọn hóa đơn cần điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh, sau đó lưu lại.

4. Công ty duyệt điều chỉnh hóa đơn ở màn hình tìm kiếm danh sách điều chỉnh. Lưu ý:

Sau khi duyệt KHÔNG THỂ chỉnh sửa.
 

Tạo hóa đơn hủy

• Để hủy những hóa đơn do không dùng đến, công ty chọn DS hủy hóa đơn rồi thêm mới.

• Chọn mẫu số và ký hiệu cần hủy

• Hệ thống sẽ tự điền số bắt đầu và số kết thúc


 

LƯU Ý: công ty không được tùy ý thực hiện thao tác hủy hóa đơn. Sau khi hủy sẽ không thể phục hồi được.
 

 

 

 

Chữ ký số VINA-CA
Chữ ký số VIETTEL-CA
Chữ ký số VNPT-CA
Chữ ký số FPT-CA
Chữ ký số NACENCOMM
Chữ Ký Số Cá Nhân