Loading

Hướng dẫn sử dụng SmartVas Phần 1

Giới thiệu về hóa đơn điện tử SmartVas

Dịch vụ hóa đơn điện tử SmartVas được xây dựng dựa trên Quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính và Thông tư 32/TT-BCT của Bộ Tài Chính về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

 

Hóa đơn điện tử SmartVas là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về: bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Được khởi tạo, lập, xử lý và lưu trữ trên hệ thống máy tính theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Thay thế cho cách xuất hóa đơn, chuyển hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ hóa đơn theo phương thức truyền thống.

 

Việc sử dụng hóa đơn điện tử SmartVas mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như:

• Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn, khai thác hóa đơn;

 

• Thuận tiện cho việc hoạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, kê khai, nộp thuế;

 

• Tăng tính năng an toàn, tránh các rủi ro, thất lạc, hư hỏng, nếu mất có thể yêu cầu cấp lại vv…

 

Không những thế, việc áp dụng hóa đơn điện tử phù hợp với công nghệ tiên tiến đang được áp dụng trên thế giới như Mobile Banking, Internet Banking, SMS Banking,…Đối với khách hàng kê khai thuế, hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp nhận như hóa đơn giấy. Khi triển khai dịch vụ hóa đơn điện tử.

 

Công ty SmartVas đã bảo đảm các điều kiện: hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ, sử dụng chứng từ điển tử và phải có chữ ký điện tử; sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tự xây dựng; ban hành quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế; Thông báo cho khách hàng về định dạng hóa đơn và cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử.

 

Đăng nhập hệ thống

Khách hàng nhập điền thông tin đăng nhập ở đây theo đường dẫn: http://ehd.smartvas.vn

 


Tổng quan màn hình chính của phần mềm

 

Hệ thống Menu chính của chương trình

 

1. Quản lý Hóa Đơn
• Danh sách hóa đơn
• Tạo hóa đơn
• Danh sách điều chỉnh hóa đơn
• Danh sách hủy hóa đơn

2. Pháp lý
• Quyết định phát hành
• Hóa đơn mẫu
• Hợp đồng
• Thông báo phát hành
3. Cấu hình
• Quản lý chứng thư số
• Email mẫu gửi hóa đơn cho khách hàng
• Danh mục sản phẩm
• Danh mục khách hàng
• Quản lý tài khoản sử dụng
4. Báo cáo
• Bảng kê hóa đơn đã xuất
• Báo cáo Quý - tình hình sử dụng hóa đơn
5. Hỗ trợ
• Download: download phần mềm hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng

 

Ở màn hình chính khách hàng có thể thay đổi thông tin của doanh nghiệp: mật khẩu, logo doanh nghiệp

 

Thủ tục với cơ quan Thuế

Để hoàn tất thủ tục ban đầu với cơ quan thuế, Quý công ty cần làm theo đúng trình tự của Thông Tư 32/TT-BCT của Bộ tài chính với quy trình như sau:

1. Tạo Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (chỉ làm lần đầu tiên)

2. Tạo Mẫu hóa đơn

3. Tạo thông báo phát hành hóa đơn điện tử

 

Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Quyết định được làm lần đầu tiên khi sử dụng HĐĐT. Hệ thống hỗ trợ mẫu Quyết định cho người dùng bằng file word để có thể dễ dàng chỉnh sửa.

Sau khi tải về, chỉnh sửa đầy đủ thông tin, Công ty in ra ký tên, đóng dấu và gửi “trực
tiếp” lên cơ quan Thuế quản lý

 

Hóa đơn mẫu

Hệ thống quản lý những mẫu hóa đơn doanh nghiệp đang sử dụng tại màn hình này. chỉ làm lần duy nhất khi bắt đầu sử dụng

Khách hàng điền thông tin cần thiết để tạo hóa đơn mẫu: Thông tin liên lạc của đơn vị,
chọn mẫu hóa đơn, ký hiệu, mẫu số, chọn logo cho doanh nghiệp. Công ty có thể xem trước hóa đơn trước khi nộp cho cơ quan thuế.

 

Sau khi thông tin đã chính xác, Công ty save hóa đơn mẫu dưới dạng PDF để nộp cho
cơ quan thuế

 

Thông báo phát hành hóa đơn

Công ty sau khi hoàn tất nộp quyết định sử dụng HĐĐT bằng đường trực tiếp lên cơ
quan Thuế và tạo hóa đơn mẫu. Bước cuối cùng, làm thông báo phát hành hóa đơn nộp online cho cơ quan Thuế.


 

Lưu ý chính:

1. Thông báo trên hệ thống của Smartvas chỉ mang tính chất quản lý số lượng hóa đơn của công ty.

2. Sau khi được cơ quan Thuế chấp nhận (tra cứu thấy thông tin trên trang http://
tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html#) thì hóa đơn mới có hiệu lực


 

Sau khi đồng ý, Công ty có thể xóa tạo lại thông báo. Thông báo sau khi duyệt sẽ KHÔNG THỂ xóa hay sửa thông báo phát hành, hóa đơn mẫu. Công ty cần cẩn thận
xem lại thông tin (ký hiệu, mẫu số, số lượng, hóa đơn mẫu) trước khi duyệt.

 

 

Tạo hợp đồng điện tử

Hệ thống hóa đơn điện tử SmartVas sử dụng hợp đồng ký kết điện tử để giúp khách hàng tiết kiệm chi phí và dễ quản lý hợp đồng mua hóa đơn


Khách hàng điền đầy đủ thông tin, sau đó chọn gói. Lưuý: khách hàng nên điền mẫu
số và ký hiệu để tiện theo dõi sau này khi hợp đồng sử dụng phát sinh nhiều.


 

Hợp đồng sau khi tạo có thể sửa hoặc duyệt ký.

Những hợp đồng đã ký, khách hàng không thể sửa cũng như xóa. Vui lòng liên hệ đại lý để được hỗ trợ xóa hợp đồng nếu như có sai xót xảy ra.
 

 

Chữ ký số VINA-CA
Chữ ký số VIETTEL-CA
Chữ ký số VNPT-CA
Chữ ký số FPT-CA
Chữ ký số NACENCOMM
Chữ Ký Số Cá Nhân